Afdrukken

Concept notulen Algemene Ledenvergadering 2016.

Tijdens de clubdag van de HCC!trainsim op zaterdag 9 april 2016 heeft de Algemene Ledenvergadering (ALV) plaats gevonden. Inmiddels is het concept verslag van deze ALV verschenen. Diegenen die de vergadering niet konden bijwonen en toch geïnteresseerd zijn, kunnen het verslag hieronder lezen:

Notulen Algemene Ledenvergadering 2016  HCC!trainsim
concept
Datum: 9 april 2016
Wijkcentrum De Schalm,
De Meern.

Aanwezig bestuur: Niek Lamme (vz), Theo Evers (penn), René `t Hooft (lid), Raymond Kalousdian (lid) en Piet  Jongens (secr).
Aanwezig: 21 leden en Jan van den Broek, lid van het HCC Hoofdbestuur.

1. Opening vergadering (13.05 uur)

De voorzitter opent de vergadering en heet eenieder welkom.
Jan van den Broek wordt welkom geheten als lid het HCC Hoofdbestuur.

Vaststelling agenda
De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld.

2. Mededelingen en ingekomen stukken

1. Roland Hoevers vraagt per email of het veilig is om Windows 10 te installeren i.c.m. TS2016. De reactie uit de zaal is positief, er zijn geen problemen bekend. Kees Plaat voegt er aan toe dat er eventueel met oudere grafische kaarten problemen kunnen ontstaan omdat daarvoor geen drivers voor Windows 10 beschikbaar zijn. Wanneer zich problemen voordoen kun je binnen een maand terug naar de vorige geïnstalleerde versie van Windows.

2. Niek Lamme (vz) meldt dat de Berkendamroute in februari tijdens Rail 2016 is uitgeleverd en inmiddels ook via de webshop is te verkrijgen als download. Kees Plaat (webmaster) meldt dat er ook belangstelling van buiten de grenzen is. Hierop ontstaat een korte discussie over de betaalmogelijkheden voor kopers buiten de EU. Voorlopig laten we de betaalmogelijkheid zoals het nu geregeld is.

3. Niek (vz) heeft een bericht ontvangen van één onzer leden dat hij zeer content was met de nieuwe route.

3. Notulen van de Algemene Ledenvergadering 4 april 2015

Het verslag van de ALV van 4 april 2015 wordt zonder wijzigingen vastgelegd.
Met dank aan de notulist.

4.  Jaarstukken 2015

a) Jaarverslag van de secretaris

Piet Jongens (secr) vraagt of er nog op- of aanmerkingen zijn over het verslag. Hierop komt geen reactie. Het jaarverslag wordt verder doorgenomen en voor akkoord vastgelegd.
Uit de zaal komt nog een vraag over de HCC-schrijfwijze, Piet (secr) licht toe dat het om de schrijfwijze gaat zoals ook gebruikt wordt door andere groeperingen. HCC!Trainsim wordt voortaan geschreven als HCC!trainsim, dit wordt ook doorgevoerd op de website.

Niek (vz) geeft aan dat de opgenomen presentaties tijdens de clubdagen zeer aan  de behoefte voldoen. Veel thuisblijvers kijken er naar. Piet (secr) vertelt aan het hoofdbestuur (Jan van den Broek) hoe wij omgaan met het online zetten van de presentaties op clubdagen. De presentatie is uitsluitend voor HCC!trainsim leden en wordt met een link in een extra digitale nieuwsbief toegezonden.

b) Financieel jaarverslag

Theo Evers (penn) geeft een toelichting op het financiële verslag.De heer Plevier heeft een opmerking over de alinea “Wij beheren onze eigen bankrekening” waarop Theo (Penn) antwoordt dat alle administratie via HCC in Haarlem gaat en dat wij geen kascommissie hebben. De heer Plevier merkt dan op dat de penningmeester wel de taken van de secretaris op zich kan nemen. ? Vergoedingen die HCC!trainsim ontvangt kunnen wij genereren in onze club.
Financieel verslag wordt voor akkoord vastgelegd.

c) Jaarverslag Ontwikkelteam

Raymond Kalousdian (OT) geeft een toelichting op het OT jaarverslag. Hij geeft aan dat de belangrijkste activiteit voor het komend jaar de release wordt van de VSM route. Voorlopig worden er geen andere nieuwe projecten vastgesteld. Raymond geeft aan dat de basis van het ontwikkelteam niet erg breed is en hij daarnaast ook nog een volledige baan heeft. Nogmaals wordt de oproep herhaald of er soms nog leden interesse hebben om het OT te ondersteunen. Hierop komt geen reactie. Raymond bedankt de leden van het OT.

5.  Activiteitenplan

Uit de zaal wordt gevraagd of wij interesse hebben om mee te doen aan een activiteit in de Bollenstreek, georganiseerd door medewerkers van Eurospoor. Hiervoor is geen Er interesse omdat we al bij allerlei modelspoor activiteiten betrokken zijn. Uitnodigingen van HCC regio’s zijn er niet, dat heeft te maken met wie de onkosten betaalt. Wij willen wel uitgenodigd worden door de regio’s, maar er moet wel voldoende belangstelling bestaan voor treinsimulatie ontstaat een discussie over hoe we HCC  bijeenkomsten kunnen clusteren. Niek (vz) geeft als voorbeeld een locatie in Houten waar je gratis kunt parkeren en die goed bereikbaar  is met het openbaar vervoer met gratis pendelbus naar het station. We zouden daar bijvoorbeeld een HCC eiland kunnen creëren  i.s.w. met HCC!modelbaanautomatisering, HCC!drones en HCC!3D printing.

Planning

Voor 2016 / 2017 staan diverse activiteiten op het programma.
VSM in Beekbergen, Eurospoor in de Jaarbeurs van Utrecht, Houten Digitaal, Nederlandse   
Modelspoordagen in Rijswijk en Rail 2017 in Houten.

6. Decharge bestuur m.b.t. gevoerde beleid in 2015

De vergadering geeft het bestuur decharge voor het gevoerde beleid in het jaar 2015
De voorzitter bedankt de overige bestuursleden en medewerkers voor hun inzet.

7. Verkiezing en benoeming van bestuursleden

Volgens rooster treedt af:
Piet  Jongens, Piet stelt zich niet herkiesbaar.
We hebben het afgelopen jaar onze leden gepolst voor de functie van secretaris maar dat heeft niets opgeleverd. Tijdens de ALV meldt Bryan Schermer zich aan om te zien of hij iets voor het bestuur kan betekenen. Niek (vz) maakt een afspraak met Bryan om te bespreken welke taken hij eventueel op zich kan nemen en wat de functie van secretaris inhoudt. Piet geeft aan wel hand- en spandiensten voor onze ig. te willen / blijven doen. Hier zijn we erg blij mee!
Niek (vz) houdt een toespraak om Piet te bedanken voor zijn inzet van de afgelopen 6,5 jaar dat hij secretaris is geweest voor onze ig. Onder luid applaus van de zaal neemt Piet zijn afscheidscadeau in ontvangst en bedankt ieder voor de prettige samenwerking.

Bestuur HCC!trainsim  9 april 2016
Voorzitter: Niek Lamme
Secretaris: vacant
Penningmeester: Theo Evers
Activiteiten coördinator: René `t Hooft
Ontwikkelteam: Raymond Kalousdian

8.  Rondvraag

De heer Andrew Plevier meldt dat toen hij de eerste keer onze clubdag bezocht niet hartelijk is ontvangen. Hij vindt dat geen goede reclame voor HCC. Niek (vz) geeft aan dat dit zeker niet de bedoeling is en biedt hem zijn excuses aan voor het voorval. Het excuus is aanvaard en de heer Plevier gaf aan dat hij niet meer gekomen zou zijn als hij het gevoel zou hebben niet welkom te zijn.
Jan Peet geeft een voorbeeld van een bestuur van VVN (Veilig Verkeer Nederland) dat door te weinig bestuurders omgezet is in een werkgroep. Dit misschien als voorbeeld voor HCC. Niek (vz) geeft aan bij voorkeur een volledig bestuur te willen  hebben i.v.m. activiteiten e.d.

9. Sluiting

Voorzitter sluit de vergadering en bedankt de aanwezigen voor hun inbreng.


Notulist: René ’t Hooft
Activiteiten coördinator

Dit artikel is eerder op 02/05/2016 gepubliceerd.